normas de conservación

NORMAS DE CONSERVACIÓN PARA LOS DIFERENTES SOPORTES DOCUMENTALES

Depósitos de Archivos: Es un sitio centraliza donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informativos.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Organización de los Archivos: Base para la toma de decisiones en la administración: gestión y control.

Principios Artísticos: Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:

 Procedencia: Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece
Orden original: Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo que tuvo durante el servicio activo.

Archivo de Gestión: Documentación Activa
Archivo Central: Documentación Semi-activa

Archivo Histórico: Documentación inactiva

Valores Primarios:

*Administrativos
*Legal
*Fiscal
*Contable
*Técnico

Valores Secundarios

*Históricos
*Cultural
*Investigación
*Científico

Organización Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidos en la fase de organización
Organización: Es la estructura de las relaciones que deben existir entre los funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social.

ÁREAS DE DEPOSITO DE LOS DOCUMENTOS

El documento se inicia con consideraciones generales para entender su desarrollo, tales como una definición de lo que es un depósito de archivos, así como postulados sobre el diseño, construcción, adecuación y administración de los depósitos de archivo. Como aplicación de los principios se desarrolla luego un capítulo acerca de las condiciones que deben cumplir los depósitos de archivo. El tercer capítulo trata sobre las acciones administrativas del Jefe de Archivo con respecto a la gestión del depósito propiamente dicho. 

ÁREA DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervo documentales. 

 DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS. Las zonas de trabajo archivista, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. 

UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La unidad de conservación de documentos en una biblioteca es el espacio en donde se desarrolla la gestión, administración y ejecución de los diferentes procesos de conservación que debe aplicar la biblioteca para la preservación en el tiempo de los
documentos que posee, sean éstos en soporte de papel, audiovisuales o electrónicos.